Als EVENTPLANER
zu improvisieren ist vielleicht nicht so einfach, wenn Sie die grundlegenden Schritte nicht kennen, die erforderlich sind, um Ihr Projekt abzuschließen.
Transenne.net hat im Laufe der Jahre ein Know-how angesammelt, das es ihm ermöglicht hat, die letzten Phasen der Vorbereitung einer Veranstaltung zu unterstützen (die schließlich die aufgeregtesten Momente in Bezug auf den Stress und die heikelsten in Bezug auf die Durchführung sind), aber ohne Zweifel bleiben es aus organisatorischer Sicht die faszinierendsten und anregendsten Phasen, weil schließlich alles Gestalt annimmt.
Aber was sind die Schritte, die zu befolgen sind, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren, von der Embryonalphase bis zur endgültigen Realisierungsphase?
Die Planung einer Veranstaltung ist eine Phase, die von einer Gruppe kompetenter und qualifizierter Personen studiert und überdacht werden muss, die ein unvergessliches Erlebnis von Grund auf für diejenigen schaffen möchten, die die Ehre haben, daran teilzunehmen.
Fangen wir also ganz von vorne an und ohne vor Stolz zu sündigen und ohne in Details zu gehen, die vielleicht nicht einmal in unserer Verantwortung liegen, schauen wir, ob wir Ihnen in irgendeiner Weise helfen können, indem wir versuchen, Ihnen kleine Tipps und Erinnerungen zu geben, was es zu tun gibt.
Was ist eine Veranstaltung?
Veranstaltungen sind öffentliche oder private Veranstaltungen, die einen feierlichen, kulturellen, sportlichen, erholsamen Charakter haben können und zu einem bestimmten Zweck stattfinden.
In der Regel besteht dieser Zweck darin, Ihnen ein nützliches und unvergessliches Erlebnis zu bieten. Aber auch der soziale Aspekt ist nicht zu unterschätzen, die Einnahmen für die lokale Wirtschaft und den Veranstalter. Um so zu sein, muss eine Veranstaltung im Detail untersucht und Schritt für Schritt von kompetenten Personen der Branche verfolgt werden.
Allein an die Organisation von Veranstaltungen zu denken, ist fast unmöglich, weil man zu viel Verantwortung übernehmen müsste und das Risiko wirklich zu hoch wäre.
Wie organisiert man also eine Veranstaltung?
Die Ziele müssen von Anfang an klar und präzise sein. Es ist daher notwendig, zu definieren, warum diese Sport- oder Kulturveranstaltung stattfinden muss, warum sie an einem bestimmten Datum und nicht an einem anderen stattfindet , warum man diesen Ort und nicht einen anderen wählt und so weiter…
Sie müssen analysieren, welche Personen für dieses Ereignis in Frage kommen und wie Sie sie darauf aufmerksam machen können, was für sie organisiert wird.
Ein tiefes Wissen über das Thema führt dazu, dass man weiß, wer daran teilnehmen wird.
Warum ist der Standort wirklich wichtig?
Sie können den Ort nicht zufällig auswählen und denken, dass ein Ort einen anderen wert sein könnte und dass er daher für jede Art von Veranstaltung geeignet sein kann.
Jede Art von Veranstaltung benötigt einen spezifischen Ort, der je nach Art der Veranstaltung (Feiertag, Kultur, Sport, religiöse Veranstaltung usw.), der Anzahl der erwarteten Teilnehmer usw. definiert wird.
Die richtige Wahl des Veranstaltungsortes ist wichtig, um eine bessere Chance zu haben, das Projekt den Behörden vorzustellen, grünes Licht zu erhalten und über den Aufbau und die einzubeziehenden Dienstleistungen nachzudenken.
Aber wie viel kostet es, eine Veranstaltung zu organisieren?
Die Organisation muss sich zunächst um die Definition eines bestimmten Budgets kümmern (vielleicht die Erstellung eines Geschäftsplans) und alles, was benötigt wird, darin enthalten, indem sie die Kosten- und Umsatzbereiche definiert.
Viele Faktoren müssen berücksichtigt werden (zusätzlich zu denen, die die normale bürokratische und logistische Verwaltung der Veranstaltung darstellen könnten), wie z. B. der Kundenservice:
Wird es VIP-Gäste geben? – Sie werden einen Preis haben!
Müssen wir einen Cateringbereich zur Verfügung stellen, da die Veranstaltung viele Stunden/Tage dauert? Das wird seinen Preis haben!
Wird es notwendig sein, den Einsatz bestimmter spezifischer Technologien zur Unterhaltung der Öffentlichkeit vorzusehen? Sie werden ihren Preis haben!
Wird es kostenlose Shuttlebusse geben, die von einem Punkt zum anderen fahren? Sie werden ihren Preis haben!
Wie kann ich also all diese Kosten decken?
Abgesehen von den (offensichtlichen) Einnahmequellen, die der Verkauf von Tickets oder Dienstleistungen darstellt, bedeutet die Organisation einer Veranstaltung auch, SPONSOREN zu haben und zu finden. Sponsoren, die ihre Botschaften im Zusammenhang mit der Veranstaltung bewerben können oder die vom Veranstalter vorgeschlagenen Räume für ihre Marketingaktivitäten nutzen.
Es geht also darum, einen Weg zu finden, die Seele der Veranstaltung mit einem KMU oder einer Marke koexistieren zu lassen, die ihr Ideal oder ihren Geist selbst vertritt oder in die Veranstaltung investieren möchte, und sei es nur, um ihre Botschaft zu vermitteln.
Es liegt daher zunächst am Organisator zu verstehen, ob das Projekt über alle Voraussetzungen verfügt, um in die Vorbereitungs- und Umsetzungsphase übergehen zu können.
Die Kosten können also hoch sein?
Die Organisation von Veranstaltungen ist einer der Posten, der sowohl für große Marken als auch für KMU am stärksten auf dem Jahresbudget lastet, das unter dem Stichwort Marketing und Kommunikation bereitgestellt wird: Denn eine „Live“-Veranstaltung erfordert einen großen Aufwand sowohl interner als auch externer Ressourcen sowie eine Reihe von Lebenshaltungs- und konkreten Kosten – wie z. B. Location, Catering, Materialien und Unterhaltung – die ein erhebliches wirtschaftliches Gewicht haben.
Daher ist die Organisation von Veranstaltungen eine sehr komplexe Tätigkeit, die sich wiederum aus vielen verschiedenen Teilaktivitäten zusammensetzt.
Die wichtigsten Fähigkeiten, die Sie haben oder auf jeden Fall entwickeln können, um ein guter Organisator zu sein, basieren sicherlich auf der Umsetzung von Ideen und der Logistik im Allgemeinen, aber Sie müssen auch „kommerziell“ in der Art und Weise sein, wie Sie denken und die Zukunft der Veranstaltung selbst sehen, um sie zu transformieren, weiterzuentwickeln und dynamisch zu gestalten.
Letzter Tipp
Eine der konkretesten Möglichkeiten in den letzten Jahren, Veranstaltungen besser zu organisieren, ist der Einsatz von Erlebnismarketing, denn gerade die Schaffung von Erlebnissen ist eine der effektivsten Methoden, um Loyalität und Markenimage zu schaffen und den Kunden zum Protagonisten zu machen.
Transenne.net ist in der Lage, dem Organisator in der Umsetzungsphase des Projekts zu helfen, aber auch ihm bei der Gestaltung der möglichen Einrichtungen der Bereiche und des Standorts zu helfen, auch in der Phase der Projektpräsentation bei den Behörden, einschließlich seiner Produkte im Projekt (CAD-Plan) und seiner Erfahrung im Umgang mit bestimmten Situationen.
