Improvvisarti ORGANIZZATORE DI EVENTI può non essere così semplice se non conosci bene gli step fondamentali che servono a portare a termine il tuo progetto.
Transenne.net negli anni ha accumulato un Know-how che gli ha permesso di supportare le fasi finali dell’allestimento di un evento (che sono, del resto, i momenti più concitati in termini di stress e più delicati in termini di realizzazione), ma senza dubbio alcuno restano le fasi le più affascinanti e stimolanti in ottica di organizzazione, perché tutto prende finalmente forma.
Ma quali sono gli step da seguire per organizzare un evento di successo, dalla fase embrionale alla fase di realizzazione definitiva?
Pianificare un evento è una fase che deve essere studiata e ponderata da un insieme di persone competenti e qualificate, che hanno voglia di creare dal nulla un’esperienza indimenticabile per chi avrà l’onore di parteciparvi.
Iniziamo dunque proprio dall’inizio e, senza peccare di superbia e senza entrare in dettagli che forse non ci competono nemmeno, vediamo se possiamo esserti d’aiuto in qualche modo cercando di darti piccoli consigli e dei piccoli reminder su cosa ci potrebbe essere da fare.
Cos’è un evento?
Gli eventi sono delle manifestazioni pubbliche o private che possono avere carattere celebrativo, culturale, sportivo, ludico che si svolgono per un fine specifico.
Di solito questo scopo è far vivere un’esperienza utile ed indimenticabile. Ma non bisogna sottovalutare anche l’aspetto sociale, le entrate per l’economia locale e dell’organizzatore. Per essere così un evento deve essere studiato nei minimi dettagli e deve essere seguito step by step da persone competenti nel settore.
Pensare di organizzare degli eventi da soli è pressoché impossibile poiché bisognerebbe prendersi troppe responsabilità e il rischio sarebbe davvero troppo alto.
Allora come si organizza un evento?
Gli obiettivi dovranno essere chiari e precisi sin da subito. Bisogna dunque definire il perché deve essere fatta quella manifestazione sportiva o culturale, perché farla in una determinata data e non in un’altra, per quale motivo scegliere quella location piuttosto che un’altra e così via…
Bisogna analizzare quali persone sono in target per quell’evento e come metterle a conoscenza di ciò che sta per essere organizzato per loro.
Avere una profonda conoscenza dell’argomento porta a conoscere chi parteciperà ad esso.
Perché la location è davvero importante?
Non si può scegliere la location a caso pensando che un posto possa valere un altro e che dunque possa essere idoneo a qualsiasi tipo di evento.
Ogni tipologia di evento ha bisogno di una location specifica che viene definita in base alla natura dell’evento (Festiva, Evento Culturale, Sportivo, Religioso ecc..), al numero di partecipanti previsti, ecc…
Scegliere correttamente dove avrà luogo l’evento è fondamentale per avere maggiori chance di presentare il progetto alle autorità, avere il nulla-osta e per pensare all’allestimento e ai servizi da includere.
Ma quanto costa organizzare un evento?
L’organizzazione, prima di tutto, si dovrà occupare di definire uno specifico budget (magari realizzando un business plan) e includere all’interno di esso tutto ciò che serve, definendo le aree di costo e quelle di revenue.
Bisogna tener conto di moltissimi fattori (oltre a quelle che potrebbero rappresentare la normale amministrazione burocratica e logistica dell’evento), come ad esempio i servizi per i clienti:
Ci saranno ospiti VIP? – Avranno un costo!
Dobbiamo prevedere un’area catering poiché l’evento dura molte ore/giorni? Avrà un costo!
Bisognerà prevedere l’utilizzo di particolari tecnologie specifiche per intrattenere il pubblico? Avranno un costo!
Ci dovranno essere dei bus navetta gratuiti di collegamento da un punto ad un altro? Avranno un costo!
Ma allora come posso coprire tutti questi costi?
Al di la delle (ovvie) fonti di guadagno rappresentate dalla vendita biglietti o servizi, organizzare un evento significa avere e trovare anche degli SPONSOR. Sponsor che possano pubblicizzare i propri messaggi legati alla manifestazione o che utilizzino gli spazi proposti dall’organizzatore per le proprie attività di marketing.
Si tratta dunque di trovar il modo di far convivere l’anima della manifestazione con una PMI o un brand che ne sposi l’ideale o lo spirito stesso oppure che voglia investire sull’evento anche solo per veicolare il proprio messaggio.
Sta all’organizzatore dunque, in primis, capire se il progetto possa avere tutte le carte in regola per poter passare alla fase di preparazione e di realizzazione.
Quindi i costi possono essere alti?
L’organizzazione di eventi è una delle voci che pesa maggiormente sul budget annuale allocato sotto la voce marketing e comunicazione, sia per i grandi Brand che dalle PMI: questo perché un evento “dal vivo” comporta un grande effort di risorse sia interne che esterne, oltre a una serie di costi vivi e concreti – quali location, catering, materiali e intrattenimento – che hanno un notevole peso economico.
Dunque, l’organizzazione di eventi, è un’attività molto complessa, formata a sua volta da molte sotto-attività diverse tra loro.
Le principali skills che bisogna avere o comunque saper sviluppare per essere un buon organizzatore, sono certamente basate sulla concretizzazione delle idee e sulla logistica in generale, ma bisogna essere però anche “commerciali” nel modo di pensare e vedere il futuro dell’evento stesso, per trasformarlo, evolverlo e renderlo dinamico.
Ultimo consiglio
Uno dei modi più concreti negli ultimi anni per organizzare al meglio gli eventi è quello di utilizzare il marketing esperienziale, perché è proprio la creazione di esperienze è uno dei modi più efficaci per creare fidelizzazione e immagine del brand, rendendo protagonista il cliente.
Transenne.net è in grado di aiutare l’organizzatore nella fase di realizzazione del progetto, ma anche di aiutarlo nella progettazione dei possibili allestimenti delle aree e della location anche nella fase di presentazione progetto alle autorità, includendo i propri prodotti nel progetto (pianta CAD) e la propria esperienza nel gestire certe situazioni.